Danh thiếp (名刺 - meishi) được coi là một nét văn hóa doanh nghiệp không thể thiếu tại Nhật Bản.
Người Nhật đánh giá cao tầm quan trọng của tấm danh thiếp và quy trình trao danh thiếp của người Nhật cũng đòi hỏi những tiêu chuẩn và quy tắc nhất định.
Vậy bạn có biết trao danh thiếp “chuẩn Nhật” cần những bước như thế nào không?

Bước 1: Chuẩn bị danh thiếp
Danh thiếp là hình ảnh đại diện của người sở hữu, vì vậy việc chuẩn bị danh thiếp cẩn thận cũng là cách ghi điểm trong mắt đối phương. Trước khi gặp mặt đối tác, bạn nên kiểm tra xem các tấm danh thiếp có bị gấp nếp hay dính bẩn hay không. Bạn có thể để danh thiếp vào trong những chiếc hộp hoặc bao chuyên dụng để bảo quản, giữ gìn tốt hơn và tạo sự chuyên nghiệp hơn khi trao danh thiếp
Ngoài ra, số lượng danh thiếp cũng là điểm chúng ta nên lưu ý. Tốt nhất là nên chuẩn bị dư số lượng để tránh trường hợp số người cần đưa danh thiếp có sự thay đổi. Chúng ta vẫn hay thường nói “thừa còn hơn thiếu” phải không nào?

Bước 2: Lưu ý trình tự trao đổi danh thiếp
Nếu như chỉ là cuộc gặp gỡ, trao đổi giữa hai người thì chúng ta có thể bỏ qua trình tự trao đổi danh thiếp. Tuy nhiên, nếu như trong cuộc gặp gỡ có nhiều người thì trình tự trao meishi cũng là một điểm vô cùng quan trọng, thể hiện tác phong chuyên nghiệp của người Nhật.
Người Nhật rất coi trọng thứ bậc trong giao tiếp, đặc biệt trong môi trường làm việc, kinh doanh. Theo văn hóa Nhật Bản, việc trao đổi danh thiếp thường bắt đầu từ người có vị trí cao nhất, cấp trên trao trước cấp dưới.
Ngoài ra, khách được mời đến thăm doanh nghiệp sẽ thường chủ động trao danh thiếp trước và cần lưu ý trao danh thiếp cho người có vị trí cao nhất trước, rồi mới đến người có vị trí thấp hơn. Ví dụ, bạn cùng sếp được đối tác mời đến thăm doanh nghiệp thì sếp của bạn sẽ là người trao danh thiếp cho sếp bên đối tác trước, sau đó mới đến lượt bạn.

Bước 3: Trao danh thiếp
Trao đổi danh thiếp “tưởng không khó” nhưng thật ra lại “khó không tưởng”!
Đầu tiên, khi trao danh thiếp, bạn cần lưu ý tư thế của mình. Nếu như bạn đang ngồi, hãy đứng dậy để thể hiện sự nghiêm túc và lịch sự. Lúc đưa, hơi cúi người về phía trước. Đặt hai tay cao ngang ngực, khép khuỷu tay rồi mới đưa bằng cả hai tay. Hướng mặt chính diện của danh thiếp về phía đối tác, để phần họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được thông tin ghi trên danh thiếp của bạn. Vừa trao danh thiếp, bạn hãy vừa đồng thời giới thiệu họ tên, công ty, phòng ban và chức vụ theo như thông tin được ghi trong danh thiếp.
Nếu như bạn là nhân viên mới, hãy nói lời xin lỗi vì sự thiếu chu đáo chưa chuẩn bị trước để tránh việc thất lễ với đối tác. Đồng thời chủ động giới thiệu bản thân bằng lời nói với đối phương.

Bước 4: Nhận danh thiếp
Khi đối tác trao danh thiếp cho bạn, hãy cúi đầu nhẹ và nhận bằng cả hai tay. Để tay ở vị trí ngang ngực, không nhận bằng một tay. Chú ý khi cầm danh thiếp, không để ngón tay che mất phần thông tin được lưu trên mặt thiếp.
Để thể hiện sự tôn trọng, hãy để danh thiếp của đối phương lên trên danh thiếp của mình. Bạn cũng không nên cất đi ngay mà hãy đọc 1 lượt thông tin trên tấm danh thiếp đó.
Khi nhận danh thiếp người bạn hãy nói “頂戴いたします” (choudai itashimasu) có nghĩa là “Tôi xin nhận”. Nếu có thông tin chưa rõ hay không biết cách đọc tên đối phương như thế nào bạn có thể xác nhận lại thông tin bằng cách đọc tên người trao danh thiếp + tên công ty (hoặc chức vụ).

Lưu ý:
Trong trường hợp bạn nhận được danh thiếp từ nhiều đối tác, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự chỗ ngồi của từng người trong buổi họp để tiện cho việc ghi nhớ và gọi tên từng người. Trong trường hợp diện tích bàn không đủ chỗ để bạn xếp hết danh thiếp ra bạn có thể xếp chồng số danh thiếp đã được nhận, nhưng lưu ý là hãy đặt danh thiếp của người có vị trí cao nhất lên trên đầu. Ngoài ra bạn cũng không nên để tài liệu hay giấy tờ đặt lên danh thiếp. Nếu không đủ chỗ, hãy xin phép đối tác trước rồi sau đó mới cất vào hộp đựng.
Tấm danh thiếp không chỉ là đại diện cho cá nhân, có rất nhiều trường hợp, nó còn được coi là đại diện cho cả một công ty, một tổ chức. Chính vì vậy, ở mọi cuộc họp, người Nhật thường trao đổi danh thiếp với thái độ trân trọng để thể hiện sự kính trọng và phép lịch sự với đối tác của mình. Ngay cả khi không thường xuyên làm ăn, họ cũng giữ gìn tấm danh thiếp vô cùng cẩn thận, thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối với đối phương.

Kết: Để có thể làm việc tại một công ty Nhật, việc trau dồi văn hóa doanh nghiệp cũng là yếu tố thiết yếu bởi bạn không chỉ đại diện cho bản thân mà còn đại diện cho công ty, cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc luyện tập và chuẩn bị từng khâu nhỏ nhất chắc chắn sẽ giúp bạn xây dựng những thói quen có ích trên con đường phát triển sự nghiệp.

(Tổng hợp & biên tập bởi RISE for team)

名刺 - meishi ဆိုတာကတော့ ဂျပန်လို Business cards ကိုဆိုလိုတာဖြစ်ပါတယ်။ ဂျပန်မှာကတော့ 名刺 - meishi ကိုအရေးကြီးတဲ့အရာလို့သတ်မှတ်ထားပြီး လုပ်ငန်းခွင်မှာ 名刺交換-meishi koukan (Business cards) လဲခြင်းကို ပြုလုပ်တဲ့အချိန်မှာ သိထားဖို့လိုအပ်တဲ့ စံသတ်မှတ်ချက်တွေလဲရှိပါတယ်။ ဒီနေ့မှာတော့ ဂျပန်မှာအလုပ်လုပ်မယ်ဆိုရင် သိထားသင့်တဲ့ 名刺交換-meishi koukan ပြုလုပ်ပုံနဲ့ပတ်သက်တာကိုမျှဝေပေးသွားမှာဖြစ်ပါတယ်။

Step 1: Business card ပြင်ဆင်ခြင်း Business card ဆိုတာ လူတစ်ယောက်ရဲ့ image ကိုဖော်ပြပေးတဲ့အရာဖြစ်တဲ့အတွက် သေသေချာချာဂရုတစိုက်ပြင်ဆင်ခြင်းဟာ လက်ခံရယူမဲ့ တဖက်လူရဲ့ စိတ်ပါဝင်စားမှုကိုပြရရှိနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ်နဲ့တွေ့ဆုံ စကားပြောတော့မဲ့သူနဲ့မတွေ့ခင်မှာ အရင်ဆုံး မိမိရဲ့ Business card ဆီကွက်တို့ အညစ်အကြေးတို့ မရှိနေဖို့ကို စစ်ဆေးသင့်ပါတယ်။ ကိုယ့်ရဲ့ Business card ကို သေချာလေးသိမ်းထားဖို့နဲ့ Business card အလဲအလှယ်လုပ်တဲ့အချိန်မှာ အဆင်ပြေနိုင်ရန် Business Card Holder ကိုလဲအသုံးပြုတာကောင်းပါတယ်။ ဒါ့အပြင် အခြေအနေအပေါ်မူတည်ပြီး ထပ်ဆောင်းလိုအပ်လာနိုင်တဲ့အတွက် Business card အရေအတွက်ကိုလဲ ပိုပြီးပြင်ဆင်ထားသင့်ပါတယ်။

Step 2: 名刺交換-meishi koukan or Business card လဲလှယ်သည့်အချိန် တဖက်လူနဲ့ ၂ဦးတည်းတွေ့ဆုံပြီး Business card ကိုလဲလှယ်တဲ့အချိန်မှာဆိုရင်တော့ သီးသန့်စဥ်းစားစရာမလိုအပ်ပေမဲ့ လူအများနဲ့တွေ့ဆုံတာမျိုးနဲ့ အစည်အဝေးလုပ်တဲ့အချိန်မှာတော့ သတိထားဖို့ လိုအပ်လာပါတယ်။ ဂျပန်နိုင်ငံရဲ့ Business Culture မှာ「上」နဲ့「下」အထက်အောက်ဆက်ဆံရေးကို အရေးကြီးတဲ့အရာအနေနဲ့ သတ်မှတ်ထားပါတယ်။Business card ကိုလဲလှယ်တဲ့အချိန်မှာ ရာထူးအကြီးဆုံးသူကနေ တဆင့်ဆီ အစဥ်အတိုင်းလဲလှယ်သွားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ မိမိရဲ့ ကုမ္ပဏီကိုလာရောက်တဲ့ ဧည့်သည်ဘက်ကနေ စပြီးထုတ်ပေးတဲ့အခြေအနေလဲရှိပါတယ်။ နားလည်ရလွယ်အောင် ဥပမာလေးနဲ့ရှင်းပြပါမယ်။ တကယ်လို့ မိမိနဲ့ အထက်လူကြီးတစ်ယောက်က client company ကိုသွားရောက်တဲ့အချိန်မှာဆိုရင် ကိုယ့်အထက်လူကြီးက တဖက်ကုမ္ပဏီမှ အထက်လူကြီးနဲ့ အရင်ဆုံး Business card လဲလှယ်ပြီးသည့်နောက်မှာသာ ကိုယ့်အလှည့်အနေနဲ့ Business card လဲလှယ်တာကိုပြုလုပ်ရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

Step 3: 名刺-Business card ကိုတဖက်လူအားပေးသည့်အချိန် အရင်ဆုံး ကိုယ့်ရဲ့ ကိုယ်နေဟန်ထားကနေစပြီး ဂရုစိုက်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ အကယ်၍ ထိုင်နေတဲ့အခြေအနေမျိုးမှာဆိုရင် မတ်တပ်ရပ်ပြီး ကိုယ့်ရဲ့ Business card ကိုပေးရပါမယ်။ ကိုယ့်ရဲ့ ကဒ်ကို လက်ခံရယူမဲ့ တဖက်လူအတွက် ဖတ်ရလွယ်ကူစေဖို့အတွက် Business card ကို Card Holder ပေါ်တင်ပြီး လက်နှစ်ဖက်နဲ့ပေးရပါမယ်။ Business card ကိုပေးနေတဲ့အချိန်မှာ မိမိရဲ့ ကုမ္ပဏီအမည်၊ လက်ရှိလုပ်ကိုင်နေသောဌာန၊ ရာထူးနဲ့ အမည် စတာတွေကို မိတ်ဆက်ပေးရပါမယ်။ ကိုယ်ကအလုပ်ဝင်ခါစဖြစ်ပြီး Business card မရှိသေးတဲ့အခြေအနေဖြစ်ခဲ့ရင် အရင်ဆုံး ပြင်ဆင်မှုမလုံလောက်တဲ့အတွက် တောင်းပန်စကားဆိုပြီးမှသာလျှင် မိမိကိုယ်ကို မိတ်ဆက်တာကို ပြုလုပ်သင့်ပါတယ်။

Step 4: 名刺-Business card ကိုလက်ခံသည့်အချိန် တဖက်သူဆီမှ Business card ကိုလက်ခံတဲ့အချိန်မှာ ခန္ဓာကိုယ်ကို အနည်းငယ်ကိုင်းပြီး လက်နှစ်ဖက်နှင့် လက်ခံရယူရမှာဖြစ်ပါတယ်။ နောက်ပြီး ကိုယ့်ရဲ့ လက်နဲ့ ကဒ်ပေါ်က အကြောင်းအရာကိုကွယ်မသွားအောင်လည်း သတိထားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ တဖက်လူရဲ့ Business card ကို ကိုယ့်ကဒ်ရဲ့အပေါ်မှာထားရမှာဖြစ်ပြီး ရေးထားတဲ့အကြောင်းကို တခေါက်လောက်ဖတ်ပြီးမှသာ အိတ် သို့မဟုတ် Card Holder မှာသိမ်းသင့်ပါတယ်။ လက်ခံရတဲ့အချိန်မှာ「頂戴いたします」「choudai itashimasu」လို့ပြောရပါမယ်။ တဖက်လူရဲ့ နာမည် ဖတ်ပုံဖတ်နည်းနဲ့ မရှင်းတဲ့အချက်ရှိခဲ့ရင် အဲ့နေရာမှာပဲမေးနိုင်ပါတယ်။

※သတိထားရမည့်အချက် လူအများနဲ့တွေ့ဆုံပြီး Business card အများကြီးကိုလက်ခံရရှိထားတဲ့အချိန်မှာ ဆိုရင် တဖက်ကုမ္ပဏီကထိုင်နေတဲ့အစဥ်အတိုင်း စားပွဲပေါ်မှာ စီပြီးတင်ထားမယ်ဆိုရင် အမည်နဲ့လူတွဲမှတ်ဖို့ ပိုပြီးလွယ်ကူစေမှာပါ။ အကယ်၍ အရေအတွက်များလွန်းပြီး တင်ထားဖို့အဆင်မပြေတဲ့အခြေအနေမျိုးမှာဆိုရင် ထပ်ပြီးထားလို့လဲအဆင်ပြေပေမဲ့ တဖက်ကုမ္ပဏီမှရာထူးအကြီးဆုံးသူရဲ့ ကဒ်ကို အပေါ်ဆုံးမှာ ထားရပါမယ်။ စာရွက်စတဲ့အခြားစာရွက်စာတမ်းတွေကို Business card ရဲ့အပေါ်မှာ မတင်ထားမိဖို့ကိုလဲ ဂရုစိုက်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ထားဖို့ဘယ်လိုမှနေရာမရှိတဲ့အခြေအနေမျိုးမှာဆိုရင်တော့ ခွင့်ပြုချက်ရယူပြီး သိမ်းတာမျိုးကိုပြုလုပ်နိုင်ပါတယ်။

ဂျပန်နိုင်ငံရဲ့ business culture မှာက 名刺交換-meishi koukan (Business cards) လဲခြင်းဟာ အ‌ရေးကြီးတဲ့Business Manner တစ်ခုဖြစ်တဲ့အတွက်ကြောင့် သေသေချာချာလေး လေ့လာလေ့ကျင့် မှတ်သားထားစေချင်ပါတယ်။