LEARN CONTINUOUSLY

求職情報や説明会の告知・実施サポートにより
豊富な人財と直接出会えるチャンス

電話対応 Trả lời điện thoại chuẩn tác phong Nhật Japanese for Business : Answer the phone

電話対応

電話は相手の表情も姿も見えない、声のみのコミュニケーション方法です。
会社の電話を取る際には、自分が会社の代表者である意識を持たなければなりません。
今回は電話対応のポイントを紹介します。

電話対応のポイント3つ
①迅速に対応すること
 相手の時間をつかっているため、正確な情報をできるだけ早く伝える必要があります。

②正確に対応すること
 情報のやり取りで間違いがあってはいけません。
 正確な情報を伝えるように心がけましょう。

③親切・丁寧に対応すること
 視覚情報がなく声だけで好感が持てるかそうでないかが決まります。
 相手の人が自分のためにどう配慮し、どのような話し方をしてくれるのかが伝わるのです。
 相手に好感を持ってもらえるような親切で丁寧な対応をしてください。

電話を受ける時の言葉遣い一例
✓電話がかかってきた際には、自分の会社名、部署、名前を伝えます。
 「お電話ありがとうございます。株式会社○○、〇〇部、〇〇でございます。」
✓相手の言葉が聞き取れなかった場合は、お詫びの上再度話していただくよう依頼します。
 「申し訳ございませんが少々聞き取りにくい箇所がございましたので、再度お伺いしてもよろしいでしょうか。」
✓用件が終わり電話を切る前に、フォローの一言を添えます。
 「なにかご不明な点がございましたら、いつでもお電話くださいませ」

職場での電話応対に負担を感じている人もいるかもしれませんが、電話応対の基本を忘れずに経験を積めば大丈夫です。

Trả lời điện thoại chuẩn tác phong Nhật

Khi nói chuyện qua điện thoại, chúng ta và đối phương không thể nhìn thấy biểu cảm và tư thế của nhau mà chỉ có thể thực hiện giao tiếp đơn
thuần qua giọng nói. Tuy nhiên, chỉ giọng nói cũng có thể biểu đạt được phần nào sắc thái cũng như tác phong của chủ thể. Vì vậy, khi nói
chuyện điện thoại, chúng ta cần hết sức lưu ý cách trả lời và cách diễn đạt để đối phương không hiểu sai những gì ta muốn truyền tải.

3 điểm cần lưu ý khi nói chuyện qua điện thoại
① Trả lời nhanh chóng
 Hãy truyền đạt thông tin chính xác một cách ngắn gọn và nhanh chóng cho đối phương qua điện thoại.
② Đối ứng chính xác
 Tránh tình trạng thông tin và giao tiếp sai lêch qua điện thoại có thể khiến cho mục đích chung của hai bên đều không đạt được.
③ Thái độ lịch sự và đúng mực
Khi nói chuyện qua điện thoại, ta không thể sử dụng các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ khác như biểu cảm gương mặt hay ánh mắt mà
chỉ có thể thông qua giọng nói thể hiện thái độ với đối phương. Do đó hãy điều chỉnh giọng nói sao cho truyền đạt được đầy đủ nội dung đồng
thời thể hiện được thái độ đúng mực, gây thiện cảm với đối phương.

Một số mẫu câu tiếng Nhật thường sử dụng khi trả lời điện thoại
Khi có cuộc gọi đến hãy nhấc máy và giới thiệu bản thân theo thứ tự sau:
Tên công ty của mình + tên phòng ban + tên mình
Câu ví dụ: 「お電話ありがとうございます。株式会社○○、〇〇部、〇〇でございます。」
(Cảm ơn vì đã liên lạc. Tôi là〇〇, nhân viên phòng 〇〇, công ty ○○)
Trong trường hợp không nghe được hết lời nói của đối phương, hãy xin lỗi và nhờ đối phương nói lại lần nữa
Câu ví dụ: 「申し訳ございませんが少々聞き取りにくい箇所がございましたので、再度お伺いしてもよろしいでしょうか。」
(Xin lỗi vừa nãy có chỗ tôi không nghe rõ. Quý khách có thể nói lại một lần nữa được không ạ?)
Trước khi kết thúc cuộc nói chuyện, hãy ngỏ ý sẵn sàng cộng tác
Câu ví dụ:「なにかご不明な点がございましたら、いつでもお電話くださいませ」
(Nếu có bất cứ câu hỏi hoặc vấn đề gì, hãy điện thoại cho tôi lúc nào cũng được)

Kết: Khi nhận và giao tiếp qua điện thoại ở nơi làm việc, chúng ta mới đầu sẽ cảm thấy căng thẳng và áp lực, tuy nhiên hãy bỏ túi những tips
phía trên và dành thời gian luyện tập để vượt qua trở ngại ban đầu và tích lũy cho mình thêm nhiều kinh nghiệm làm việc nhé!

Japanese for Business : Answer the phone

ဖုန်းလက်ခံစကားပြောတာဟာ တဖက်လူရဲ့ မျက်နှာအမူအရာ၊ အသွင်အပြင်ကို မမြင်ရပဲ၊ စကားသံနဲ့သာ communication ပြုလုပ်တာပဲဖြစ်ပါတယ်။
ကုမ္ပဏီကဖုန်းကိုလက်ခံစကားပြောတဲ့အချိန်မှဆိုရင် မိမိဟာကုမ္ပဏီကိုယ်စားပြုအနေနဲ့ ရှိတယ်ဆိုတဲ့ အသိကို ထားထားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
ဒီတခေါက်မှာတော့ ဖုန်းလက်ခံစကားပြောတဲ့အချိန်မှာ သိထားသင့်တဲ့ အချက်လေးတွေကိုမျှဝေပေးသွားချင်ပါတယ်။

အရေးတကြီးနဲ့ မြန်မြန်ဆန်ဆန် ဖုန်းလက်ခံပြောရမဲ့အခြေအနေအတွက် အချက်(၃)ချက်

① ပြောလိုတဲ့အကြောင်းအရာကို မြန်မြန်ဆန်ဆန် တိတိကျကျပြောနိုင်ရပါမယ်။
 တစ်ဖက်သား၏အချိန်ကို အသုံးပြုသောကြောင့် တိကျသောသတင်းအချက်အလက်များကို တတ်နိုင်သမျှအမြန်ဆုံးဖော်ပြဖို့လိုအပ်ပါတယ်။

② တိကျတဲ့အချက်အလက်တွေကို ပြောပြနိုင်ဖို့အရေးကြီးပါတယ်။
 Information အမှားတွေ ပေးမိတာဟာလုံးဝကိုအလုပ်သင့်တဲ့အရာပဲဖြစ်ပါတယ်။
 ပြောလိုတဲ့ဆိုလိုရင်ကိုမရောက်ပဲ အလုပ်မပြီးပြတ်တာတွေဖြစ်နိုင်တဲ့အတွက် Informationတွေကို သေသေချာချာလေးပြောပြတတ်အောင်လေ့ကျင့်ထားသင့်ပါတယ်။

③ ကြင်ကြင်နာနာနဲ့ ယဉ်ယဉ်ကျေးကျေး တုံ့ပြန်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်
 လက်တွေ့မျက်နှာချင်းဆိုင်ပြီး စကားပြောနေတာမဟုတ်တဲ့အတွက်ကြောင့် နှစ်သက်တာဖြစ်စေ၊ သဘောမကျတာဖြစ်စေ အသံဖြင့်သာ ဖော်ပြနိုင်တာဖြစ်ပါတယ်။
  တဖက်လူက မိမိအပေါ် ဘယ်လိုပုံစံမျိုးစဥ်းစားမလဲ၊ ဘယ်လိုစကားပြောဆိုမှုပုံစံမျိုးဖြစ်မလဲဆိုတာကို ဆုံးဖြတ်ပေးနိုင်တာမလို့
ယဥ်ယဥ်ကျေးကျေးပြောဆိုဖို့လိုအပ်ပါတယ်။

ဖုန်းကိုင်တဲ့အချိန်ပြောရမဲ့ ဥပမာစကားပြောများ
✓ဖုန်းဝင်လာတဲ့အချိန်မှာ ကိုယ့်ရဲ့ ကုမ္ပဏီနာမည်၊ ဌာနနာမည်နဲ့ ကိုယ့်ရဲ့နာမည်ကိုပြောပြပါ။
 「お電話ありがとうございます。株式会社○○、〇〇部、〇〇でございます。」
 「Odenwa argatougozaimasu. kabushiki kaisha○○、〇〇bu 、〇〇degozaimasu.」

✓တဖက်လူတဲ့ စကားးကိုသေချာမကြားရတဲ့အချိန်မှာဆိုရင်၊ တောင်းပန်စကားဆိုပြီး နောက်တကြိမ်ပြောပြဖို့တောင်းဆိုလို့ရပါတယ်။
 「申し訳ございませんが少々聞き取りにくい箇所がございましたので、再度お伺いしてもよろしいでしょうか。」
 「moushiwake gozaimasenga shou shou kikitorinikuikashoga gozaimashita node、saido oukagaishitemo yoroshiideshouka.」

✓ဖုန်းပြောပြီးလို့ ဖုန်းမချခင်မှာ၊ follow စကားတခွန်းပြောပေးတာကောင်းပါတယ်။
 「なにかご不明な点がございましたら、いつでもお電話くださいませ」
 「nanika fumeinaten ga gozaimashitara、itsudemo odenwa kudasaimase」

လုပ်ငန်းခွင်မှာ ဖုန်းလက်ခံဖြေဆိုတဲ့အချိန်မှာ စိတ်ပူတတ်တဲ့သူတွေလဲရှိတယ်ဆိုပေမဲ့၊ အခြေခံကိုသေချာနားလည်ပြီး အတွေ့အကြုံရှိသွားမှာဆိုရင်အဆင်ပြေသွားမှာမလို့
အရမ်းစိတ်ပူမပူပဲ လေ့ကျင့်သွားဖို့ပဲအရေးကြီးတာဖြစ်ပါတယ်။