Bước vào “thị trường lao động”, người bạn đồng hành không thể thiếu mỗi ngày của chúng ta chính là mail và điện thoại.
Mail trong công việc là phương tiện liên lạc, cũng như để thông báo về các cuộc họp và báo cáo hoạt động trong ngày. Những thông tin quan trọng như chi tiết về cuộc hẹn phỏng vấn hay thông tin về một event cũng thường được gửi dưới dạng văn bản qua mail hay qua tin nhắn thay vì qua các cuộc điện thoại.
Hôm nay, RISE for Career sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách viết mail và cách gửi mail trong công việc.

①　Về địa chỉ nhận mail:
TO: Là địa chỉ email của người nhận được chỉ định cụ thể. Thông thường ở đây chỉ điền email của 1 người nhận duy nhất.
CC: CC là từ viết tắt Carbon Copy có nghĩa là tạo ra các bản sao. Khi bạn chọn CC email sẽ gửi thêm một bản sao email nữa cho những người khác. Khi bạn dùng CC gửi email đến nhiều người dùng lúc, những người này có thể xem được danh sách người cùng nhận email. Theo nguyên tắc, người được gửi vào phần TO sẽ phải trả lời lại mail, còn những người gửi mục CC không cần thiết phải phản hồi.
BCC: Bcc là từ viết tắt của Blind Carbon Copy, đây là chế độ được dùng để gửi email cho nhiều người nhận cùng lúc, nhưng họ sẽ không biết được danh sách những người cùng nhận được thư chung với mình.khi điền địa chỉ email của người nhận vào mục BCC, thì những người nhận khác không thể thấy được địa chỉ mail của những người cùng nhận BCC. BCC thường được sử dụng để gửi mail đồng loạt cho nhiều người, hoặc khi muốn báo cáo với cấp trên tình hình gửi mail liên lạc với đối tác

②　Về tiêu đề của mail
Bạn nên đặt tiêu đề sao cho chỉ cần nhìn qua là có thể nắm được nội dung của mail sẽ về vấn đề gì. Thông thường tiêu đề mail công việc tiếng Nhật nên giới hạn trong 25 chữ. Đặt tiêu đề mail đúng cách sẽ giúp bạn tránh bị lọt mail, cũng như sau này khi tìm kiếm cũng sẽ dễ dàng hơn.

③　Câu mở đầu
Mở đầu của mail công việc trong tiếng Nhật sẽ là nơi để viết tên công ty, chức vụ và tên người nhận. Hãy xác nhận kỹ tránh mắc lỗi viết sai tên công ty, đặc biệt tránh kiểu viết tắt tên công ty. Nếu gửi đến nhiều người cũng một phòng ban hay cùng một công ty, hãy viết tên người nhận theo chức vụ từ cao đến thấp.

④　Câu chào hỏi
Thông thường với mail gửi cho người bên ngoài công ty, có thể chào hỏi bằng 「お世話になっております」(Xin được sự giúp đỡ của anh/chị)
Với mail trong nội bộ công ty thì sử dụng 「お疲れさまです」(Anh/ chị đã vất vả rồi - ở đây dùng với ý nghĩa câu chào hỏi trong mail). Sau đó tự xưng tên theo thứ tự công ty + phòng ban + tên.

⑤　Nội dung chính của mail
Đầu tiên bạn hãy giải thích ngắn gọn tiêu đề của mail, làm rõ mục đích gửi mail lần này là gì. Tiếp theo là đi vào chi tiết nội dung. Điều quan trọng nhất trong mail công việc là hãy viết thật dễ hiểu. Câu văn trong mail cần ngắn gọn, trong sáng và không gây hiểu nhầm cho người nhận.
Lưu ý, bạn có thể áp dụng nguyên tắc 6W3H để lập dàn bài cho mail hoặc có thể liệt kê theo đầu mục cho dễ hiểu cũng được.
(Ví dụ) Nội dung: Trao đổi về vấn đề …
　　　Thời gian: ngày 2 tháng 5 năm 2022 (thứ Hai)
　　　Địa điểm: Phòng họp, công ty Willtec

⑥　Phần chào kết mail
Phần chào trong mail không chỉ là chào hỏi đơn thuần, mà để bày tỏ mong muốn người nhận sẽ thực hiện gì tiếp theo như là xem xét về một vấn đề gì đã đề nghị, hoặc phản hồi lại mail.
Những kiểu chào kết mail thường hay được sử dụng trong mail business Nhật:
「ご確認のほどよろしくお願いいたします」(Mong anh/ chị xác nhận)
「引き続きよろしくお願いいたします」(Mong tiếp tục được sự hỗ trợ của anh/chị)
Trong trường hợp mong muốn người nhận phản hồi lại mail, hãy nêu rõ mong muốn trong phần chào kết:
「申し訳ございませんが、ご返信いただきますようお願いいたします」
(Cảm phiền phản hồi lại mail này)

Những mẫu câu chào kết này thường cố định nên bạn chỉ cần nhớ các mẫu dùng cho các trường hợp cụ thể là có thể áp dụng cho tất cả các mail sau.

⑦　Chữ ký
Phần chữ ký phía dưới mail dùng để người gửi viết tên, phòng ban, cách thức liên lạc cũng như lời chào. Các bạn sinh viên hay người đang đi tìm việc cũng thường xuyên sử dụng chữ ký trong mail ứng tuyển. Khi đi làm thì trong mỗi công ty và mỗi phòng ban có thể có mẫu chữ ký khác nhau, nên bạn có thể tham khảo và xác nhận với những đồng nghiệp khác.

Kết luận:
3 điểm cần ghi nhớ khi viết mail công việc
✔Mail công việc là bộ mặt của tổ chức: mail công việc chính là gương mặt đại diện cho tổ chức của bạn. Người ta có thể đánh giá nhìn nhận cả một tổ chức thông qua gương mặt đại diện này.
✔Đảm bảo các quy tắc trong công việc khi viết mail: Hãy ghi nhớ kỹ cách sử dụng kinh ngữ cũng như những mẫu câu cố định sử dụng trong mail.
✔Viết đơn giản và ngắn gọn: hãy tạo lập những mail công việc sao cho ngắn gọn và dễ hiểu.

လုပ်ငန်းခွင်ထဲကိုဝင်ပြီဆိုတာနဲ့ ဖုန်းပြောတာအပြင် E-mail ကိုပါ ကျယ်ကျယ်ပြန့်ပြန့်အသုံးပြုဖို့လိုလာပါတယ်။E-mail ကို အစည်းအဝေးအတွက်ညွှန်ကြားချက်တွေ၊ အစီရင်ခံစာတွေအပြင် ပုံမှန်အားဖြင့်ဆက်သွယ်ရေးနည်းလမ်း တစ်ခုအဖြစ်ပါ အသုံးပြုလျှက်ရှိပါတယ်။ အင်တာဗျူးအတွက် လိုအပ်တဲ့စာရွက်စာတမ်း၊ အချက်အလက်နဲ့ Seminarစတဲ့အကြောင်းအရာတွေကို အကြောင်းကြားတဲ့အခါ ဖုန်းထက်စာရင် E-mail နှင့်အသုံးပြုတာကပိုပြီး နားလည်ရလွယ်ပြီး အဆင်ပြေပါတယ်။ ဒီတကြိမ်မှာတော့ E-mail ပို့တဲ့အချိန်မှာ သိထားသင့်တဲ့အချက်တွေကို မျှဝေပေးချင်ပါတယ်။ E-mail တစ်ခုမှာဆိုရင် အခြေခံအားဖြင့် Address (宛先)、Subject (件名)、Addressing the recipient (宛名)、Main Body (本文)、E-mail Signature (署名)ဆိုပြီးခွဲလို့ရပါတယ်။ အသေးစိတ်တခုချင်းစီကို အောက်မှာလေ့လာနိုင်ပါတယ်။

① Address : 宛先
Email ပို့တဲ့အခါ ကိုယ်ပို့ချင်တဲ့ Email လိပ်စာထည့်သွင်းနိုင်တဲ့ To, Cc, BCC ဆိုပြီး နေရာသုံးခုရှိပါတယ်။
TO :　ကိုယ်အဓိကပို့ချင်တဲ့သူ ရဲ့ မေးလ်လိပ်စာကိုထည့်ပါ။
CC :　အခြားသိစေလို့တဲ့သူတွေရှိရင်ထည့်ပါ။ mail ကိုတော့ TO မှာထည့်ထားတဲ့သူက အဓိကreply ပြန်မှာဖြစ်ပြီး CCမှာထည့်ထားတဲ့သူကတော့ reply ပြန်မှာမဟုတ်ပါဘူး။
BCC : အခြား Mail ကသူတွေက် မမြင်စေချင်ပဲ အကြောင်းအရာကို သိစေချင်တဲ့အချိန်မျိုးမှာ BCCကိုအသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ ကိုယ်နဲ့မသိတဲ့သူတွေအမြောက်အမြားဆီကို မေးလ်ပို့လိုတဲ့အချိန်မှာအသုံးပြုတာများပါတယ်။

② Subject : 件名 
subjectကိုဖတ်လိုက်တာနဲ့နားလည်လွယ်အောင်ရေးသင့်ပါတယ်။ အခြေခံအားဖြင့် စာလုံး ၂၅လုံး‌လောက်ရေးရင်အဆင်ပြေပါတယ်။ အဲ့လိုရေးခြင်းအားဖြင့် မေးလ်စစ်ဖို့ကျန်သွားတာကိုလျှော့ချနိုင်ပြီး နောက်ပိုင်း မေးလ်ကိုပြန်ရှာချင်တဲ့ အချိန်အတွက်လဲအဆင်ပြေပါတယ်။

③ Addressing the recipient : 宛名
Mail တစ်ခုရဲ့ ပထမဆုံးမှာရေးတာဖြစ်ပြီး အဖွဲအစည်းအမည်၊ ရာထူး၊ အမည်စတာတွေကိုရေးရတာဖြစ်ပါတယ်။ ကုမ္ပဏီနာမည်ကိုလဲ အမှားအယွင်းမရှိအောင် ကြိုပြီးလေ့လာ စစ်ထားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ နောက်ပြီး အတိုကောက်နာမည်တွေနဲ့ စာလုံးတွေကို မသုံးသင့်ပါဘူး။ တစ်ဦးထက်ပိုတဲ့ recipient တွေကိုပို့ချင်တဲ့အချိန်မှာဆိုရင် ရာထူးအကြီးအငယ်အတိုင်း အစဥ်လိုက်ရေးရပါမယ်။

④ Introduction : 挨拶文
ယေဘုယျအားဖြင့် ကုမ္ပဏီအတွင်းဆိုရင်「お疲れ様です:otsukaresamadesu」တခြားကုမ္ပဏီတွေနဲ့ Customerတွေကိုပို့မယ်ဆိုရင် 「お世話になっております：osewani natteorimasu」ကိုအရင်ရေးရပါမယ်။ ပြီးရင်တော့ ကိုယ့်ရဲ့ ဌာန၊ အမည်စတာတွေကိုရေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။

⑤ Main Body : 本文
အရင်ဆုံး အီးမေးလ်ပို့ရခြင်း ရည်ရွယ်ချက်ကို အတိုချုံး ရှင်းပြပြီးနောက်မှာ အကြောင်းအရာအသေးစိတ်ကို ရေးပါမယ်။ အရေးကြီးဆုံးအချက်ကတော့　နားလည်လွယ်ဖို့ဖြစ်တဲ့အတွက်ကြောင့် စာကြောင်းတွေကို　ရှင်းရှင်းလင်းလင်းရေးဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ 6W3H နဲ့စဥ်းစားပြီးအဓိကအချက်တွေကို အတိုချုံးဖော်ပြတာမျိုးကိုလဲပြုလုပ်လို့ရပါတယ်။ လိုအပ်ချက်ပေါ်မူတည်ပြီး အချက်တချက်ချင်းစီ ချပြီးရေးတာမျိုးကလဲသင့်တော်ပါတယ်။
ဥပမာ 内容：〇〇についてのお打ち合わせ
　　日時：2022年5月2日（月）
　　場所：株式会社〇〇　会議室

⑥ Closing Phrase : 結びの挨拶
Closing မှာဆိုရင် Greeting အပြင် စဥ်းစားသုံးသပ်စေလိုတဲ့အကြောင်းအရာ၊ အကြောင်းပြန်စေတဲ့အကြောင်းအရာကိုပါ လိုက်လျောညီထွေအောင်ထည့်ပြီး တစ်ဖက်လူက အဆင်ပြေပြေဖတ်နိုင်အောင် စကားလုံးအသုံးအနှုန်းများကို အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ ဥပမာအားဖြင့် confirm လုပ်စေလိုတဲ့အခြေအနေမျိုးမှာဆိုရင် 「ご確認のほどよろしくお願いいたします：go kakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu」「引き続きよろしくお願いいたします：hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu」စတဲ့စာကြောင်းတွေကိုအသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ reply ပြန်စေချင်တဲ့အခြေအနေမျိုးမှာဆိုရင် 「誠に恐縮ですが、ご返信いただきますようお願いいたします：makotoni kyoushuku desuga go henshin itadakimasu you onegai itashimasu」ဆိုတဲ့စာကြောင်းကို အသုံးပြုလို့ရပါတယ်။ Template အချို့ကိုမှတ်သားထားခြင်းဟာ Mail ပို့ဖို့အတွက် အထောက်အကူ ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။

⑦ E-mail Signature : 署名
Main Body ရဲ့ အောက်မှာဆက်သွယ်လို့ရမဲ့ mail၊ ဖုန်းနံပါတ်၊ ရာထူး စသဖြင့်ရေးတဲ့နေရာဖြစ်ပါတယ်။ လက်ရှိလဲရေးပြီး အသုံးပြုနေတဲ့သူတွေလဲ ရှိကောင်းရှိနိုင်ပါတယ်။ E-mail Signature ကိုရေးတဲ့ပုံစံဟာ ကုမ္ပဏီနဲ့လိုက်ပြီးကွာခြားတာမျိုးလဲရှိတဲ့အတွက် ကိုယ့်ရဲ့ အထက်လူကြီး၊ စီနီယာတွေနဲ့ confirm လုပ်တာကောင်းပါတယ်။ 

နောက်ဆုံးအနေနဲ့ business mail ကိုပို့တာနဲ့ပတ်သက်တဲ့ အကြံပြုချက်၃ခုကို မျှဝေပေးချင်ပါတယ်။
✔ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုရဲ့ ကိုယ်စားပြုဖြစ်တယ်ဆိုတဲ့ အသိကိုထားပြီး ရေးသားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
✔ business mail ဖြစ်တဲ့အတွက်ကြောင့် စံသတ်မှတ်ထားတဲ့ အသုံးအနှုန်းတွေနဲ့ manner တွေကိုလေ့လာပြိး လိုက်နာဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
✔ တစ်ဖက်လူရဲ့အမြင်ကနေ နားလည်လွယ်တဲ့ ရှင်းလင်းတဲ့စာကြောင်းတွေကို ရေးဖို့လိုအပ်ပါတယ်။