Cho dù công ty/ doanh nghiệp mà bạn là việc là trong nước hay nước ngoài thì cũng sẽ có những quy tắc được tạo thành văn bản để mọi người thực hiện theo và những quy tắc “bất thành văn.”
Hiếm có cơ quan tổ chức nào treo bảng quy tắc hướng dẫn những việc phải làm và không được làm trong buổi họp. Tuy nhiên điều này không có nghĩa là không có quy tắc. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ những quy tắc cơ bản trong hầu hết các buổi họp đều áp dụng, đặc biệt là ở các công ty/ doanh nghiệp Nhật Bản.

Những việc phải làm
Lắng nghe:
Tập trung và chú ý lắng nghe tất cả nội dung được phát biểu trong buổi họp

Đồ uống
Có thể uống cà phê, nước hoặc những đồ uống nhẹ khác trong buổi họp (Chú ý tránh không phát ra tiếng động quá lớn).

Ghi chú
Hãy ghi lại những nội dung được phát biểu trong buổi họp để ghi nhớ và xác nhận sau đó nếu cần.

Chuẩn bị
Hãy đọc trước nội dung buổi họp truước khi bắt đầu tham gia

Đặt câu hỏi
Nếu có gì chưa hiểu về một nội dung được đưa ra trong cuộc họp, hãy xem tình hình và đưa ra câu hỏi

Những việc không nên làm
Nói liên tục
Hạn chế trao đổi chuyện riêng trong buổi họp vì hành động này sẽ khiến ảnh hưởng đến khả năng tập trung lắng nghe của những người cùng tham gia, thậm chí khiến họ khó chịu.
Bạn không muốn để lại những dấu ấn không mấy tốt đẹp trong mắt cấp trên và đồng nghiệp đâu nhỉ?

Ăn vặt
Hầu hết trong các buổi họp đều cấm ăn vặt và những đồ ăn có mùi. Hãy xác nhận kỹ trước khi vào họp để tránh ảnh hưởng đến người khác.

Kiểm tra điện thoại
Giữ tác phong chuyên nghiệp trong buổi họp bằng cách tránh xa việc check thông báo mạng xã hội. Ngoài ra, bạn nên để điện thoại ở chế độ yên lặng trong buổi họp.

Trễ giờ
Việc trễ giờ, cho dù ở bất cứ đâu, bất cứ việc gì đều khiến hình ảnh của bạn “mất điểm” trong mắt đối phương. Chính vì vậy, hãy xác nhận giờ họp và có mặt đúng giờ để tránh tình huống đi trễ giờ.

Cắt lời người khác
Điều “tối kỵ” nhất trong một cuộc họp chính là ngắt lời của người khác.
Việc chen vào khi đối phương đang nói không chỉ khiến không khí cuộc họp mất đi sự nghiêm túc, trở nên lộn xộn, mà còn khiến EQ của bạn bị đánh giá thấp vì thiếu tôn trọng đối phương đấy!
Hãy nhớ đừng chen ngang lời người đang nói mà hãy chờ đến khi người đó nói xong phần của mình rồi mới bắt đầu nhé! Đôi khi việc nghe toàn bộ ý kiến sẽ có bạn có một cái nhìn hoàn toàn khác so với việc chỉ nghe một nửa thôi, thậm chí có thể khiến bạn từ không đồng tình chuyển thành đồng tình hoàn toàn!

လုပ်ငန်းခွင်မှာ Meeting တက်တဲ့အချိန်မှာ ရုံးတွင်းဖြစ်စေ၊ ပြင်ပကုမ္ပဏီနှင့်ဖြစ်စေ တစ်ဖက်အဖွဲအစည်း၊ ဝန်ထမ်းအပေါ် သတိမထားမိပဲ ပြုလုပ်မိတဲ့ အမူအရာ၊ အပြုအမူတွေဟာ မထင်မှတ်ထားတဲ့အမှားတွေ ဖြစ်လာစေနိုင်ပါတယ်။ ‌ဒီတကြိမ်မှာတော့ Meeting Room ထဲမှာ သိထားသင့်တဲ့ ဆောင်ရန်၊ ရှောင်ရန်အချက်တွေကို Sharing လုပ်ပေးလိုက်ပါတယ်။

Do’s: ဆောင်ရန်အချက်များ
1. Listen: Meetingအတွင်းမှာ တစ်ဖက်လူကပြောနေတဲ့ အကြောင်းအရာကို စိတ်ပါဝင်စားစွာ ဂရုတစိုက်နားထောင်ပါ။
2. Drink: ရေ၊ ကော်ဖီအစရှိတဲ့ non-alcoholic drink တွေကို Meetingအတွင်းမှာ သောက်သုံးလို့ရပါတယ်။
3. Take Notes: Meetingအတွင်းမှာ Notesလိုက်မှတ်ခြင်းဟာ ရှင်းလင်းသွားတဲ့၊ ဆွေးနွေးသွားတဲ့ အကြောင်းအရာအချက်အလက်တွေအပေါ် ပိုပြီး အာရုံစိုက်နိုင်သလို ပိုပြီးလဲနားလည်စေနိုင်ပါတယ်။
4. Be prepared: Meetingမစခင်မှာ Meeting အကြောင်းအရာ Agenda ကို ကြိုပြီးဖတ်ထားပြီး ကိုယ်သိလိုတဲ့၊ ဆွေးနွေးလိုတဲ့ အကြောင်းအရာရှိခဲ့ရင် ကြိုပြီးပြင်ဆင်ထားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
5. Ask questions: Meetingမှာပြောသွားတဲ့ အချက်တွေထဲမှာ မရှင်းလင်းတဲ့အချက်တွေ၊ သိလိုတဲ့အချက်တွေရှိပါက အခြေအနေကိုကြည့်ပြီး သင့်တော်တဲ့အချိန်မှာ မေးမြန်းသင့်ပါတယ်။

Don’ts:ရှောင်ရန်အချက်များ
1. Talk constantly: Meeting အတွင်း အသံတိုးတိုးနဲ့ဖြစ်စေကာမူ အဆက်မပြတ် စကားပြောနေခြင်းဟာ Speaker အပေါ်ယဥ်ကျေးမှုမရှိရာကျတဲ့အပြင်၊ အချက်အလက်များကိုပါ လွတ်သွားနိုင်ပါတယ်။
2. Eat: အနံ့ပြင်းတဲ့အစားအသောက်တွေနဲ့၊ အသံထွက်စေနိုင်တဲ့ ကြွပ်ရွတဲ့စားစရာတွေစားတာကို ရှောင်ရှားသင့်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် အစားစားလို့မရတဲ့ အစည်းအဝေးတွေများတဲ့အတွက် အစားစားလို့ရမရကို ကြိုတင်မေးမြန်းပြီးမှသာ စားသင့်ပါတယ်။
3. Check your Phone: Meetingပြုလုပ်နေစဥ်အတွင်းမှာ မိမိရဲ့ဖုန်းကို မကြာခဏကြည့်တာကိုလဲ မပြုလုပ်သင့်ပါဘူး။ ဒ့ါအပြင် ဖုန်းကို silent ပြုလုပ်ထားဖို့လဲလိုအပ်ပါတယ်။
4. Be late: အစည်းအဝေးအချိန်ထက် နောက်ကျမှ အစည်းအဝေးခန်းထဲ ဝင်‌ရောက်ခြင်းဟာ မလေးမစားပြုလုပ်ခြင်းဖြစ်ပြီး တဝက်တပျက်ကနေဝင်ရောက်ခြင်းကနေ တက်ရောက်နေတဲ့သူတွေကို အနှောင့်အယှက်ဖြစ်စေပါတယ်။
5. Interrupt: တစ်ယောက်ယောက်ကစကားပြောနေတဲ့အချိန်မှာ အဆုံးထိပြီးအောင် နားထောင်ဖို့က အခြေခံကျတဲ့ ကျင့်ဝတ်ဖြစ်ပါတယ်။ ကြားဖြတ်ပြီးစကားပြောဆိုတာဟာ အနှောင့်အယှက်ဖြစ်စေတဲ့အတွက် မပြုလုပ်သင့်ပါဘူး။